A criação de um ambiente acolhedor e estruturado à chegada de um novo colaborador pode fazer toda a diferença na sua permanência na empresa. Esta foi uma das principais conclusões do webinar Onboarding simplificado: Integre novos colaboradores numa semana, promovido no dia 11 de abril pela CEFAMOL, no âmbito do programa Talentum. Tendo como oradora Clara António, da IBC (International Business Consulting), a sessão contou com a participação online de mais de duas dezenas de profissionais do sector.

Logo no início, a oradora sublinhou que o processo de acolhimento é “uma etapa crítica”, mas, frequentemente, pouco trabalhada nas empresas. “A urgência com que se quer suprir a falta de mão de obra leva, muitas vezes, a saltar etapas essenciais, comprometendo o sucesso da integração”, destacou. Por isso, Clara António foi perentória: “O onboarding é um processo contínuo e não se resume a uma semana”.

É, contudo, nos primeiros dias que se estabelecem as bases da relação entre o colaborador e a empresa, salientou. Nesse período, “a nova pessoa começa a assimilar rotinas, normas e hábitos da organização”, explicou, adiantando que “o verdadeiro sentimento de integração acontece ao longo do tempo”. Por isso, defendeu, o onboarding “deve ser encarado como uma extensão do processo de recrutamento, onde se alinham expectativas, valores e cultura”.

A proposta feita ao candidato deve, no seu entender, ser clara e transparente desde o início: salário, horário, funções, mas também o que se espera da pessoa, como é a organização e qual o ambiente que a caracteriza. Segundo Clara António, é nesta fase que se começa a construir o chamado “contrato psicológico”, ou seja, a perceção que o colaborador cria da empresa e da sua função. Uma rutura deste contrato, alertou, “é uma das principais causas para o abandono prematuro da função”.

Plano de integração

A oradora apontou ainda a necessidade de envolver ativamente o departamento que vai receber o novo elemento, com o apoio de um mentor que, sustenta, “idealmente, não deve ser o superior hierárquico direto”, e a preparação cuidada das equipas. O acompanhamento, enfatizou, “deve durar entre 30 a 90 dias, com momentos definidos para escutar o novo colaborador e a chefia, avaliar a integração e ajustar o plano, se necessário”.

Entre as ferramentas que apontou como fundamentais destacam-se o plano de integração, o manual de acolhimento e uma checklist de procedimentos. A existência destes documentos, defende, “ajuda a reduzir a ansiedade do novo colaborador, acelera a sua adaptação, e cria a perceção de que é bem-vindo: aspeto essencial para garantir o seu regresso no dia seguinte”.

Destacou também quatro pilares, que designou por “os 4C: Conexão, Conformidade, Clarificação e Cultura” e que, frisou, devem sustentar qualquer processo de onboarding. “A clareza na comunicação, o alinhamento de expectativas, e a transmissão dos valores da organização são essenciais para promover o compromisso e a retenção de talento”, defendeu.

“A responsabilidade da integração não é exclusiva dos Recursos Humanos. Toda a estrutura deve estar envolvida”, advertiu ainda, chamando a atenção para a necessidade de treinar as equipas para esta integração.

Este webinar inseriu-se nas atividades do programa Talentum, criado pela CEFAMOL em 2019 para reforçar o foco no papel das Pessoas dentro das organizações. Para além das sessões online e presenciais, o programa inclui ainda ações de formação, estudos e iniciativas de intervenção direta nas empresas.